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  发表日期:2012年04月10日 04:20:48        编辑:   有 位读者读过此文 【字体:  
 
湖南农业大学会议管理规定
第一条 为进一步转变工作作风,加强效能建设,规范会议管理,提高会议效率和质量,根据上级机关关于加强机关效能建设的要求,结合学校实际,特作出如下规定。
    第二条  会议原则
   (一)必要原则。大兴求真务实之风,采取有效措施,切实精简会议,降低开会频率,压缩会议规模,减少陪会现象,节约行政资源。根据工作需要,确有必要时才召开会议,可开可不开的会议一律不开;凡能合并召开的会议合并召开;从严控制各类纪念会、研讨会、座谈会、联欢会、茶话会和单项表彰大会;校长办公会原则上每周不得超过一次;党委会原则上每两周不得超过一次。
   (二)高效原则。大力提倡“少开会、开短会”的原则,注重会议实际效果和质量,注重解决实际问题。各类会议的时间应尽可能缩短;充分做好会前的调研和沟通协调工作,需要在会上发言的,应突出重点,切忌空话套话、泛泛而谈,要围绕主题,注重解决实际问题。
   (三)节约原则。坚持节俭办会,务实办会。学校会议原则上安排在校内召开;确因特殊情况需要到校外举行的会议,相关承办单位须书面报请分管或联系的校领导批准,会议经费一律从本单位的公用经费中开支。在校内举行的会议,除校外来宾外一律不发请柬,不安排会议聚餐,不发放误餐费、会议纪念品或有价证券等。
    第三条  会议审批
   (一)凡提请以学校名义召开的全校性会议或举行的全校性重大活动,由党委办、校长办(以下简称两办)归口,统筹安排,再由牵头承办单位书面报请分管校领导同意,并经学校党、政主要领导审批后方可召开。由具体承办单位或部门将会议议程、主要内容、会议材料、参会人员、经费开支及来源等报两办统筹安排。
   (二)特别重要的会议,应根据党群、行政类会议分别提交学校党委会、校长办公会审议,并确定会议承办、协办单位及参会人员范围、会议议程、会议主要内容等。
   (三)确因特殊情况,由校领导主持召开的全校性临时会议(如临时传达上级会议精神、部署紧急工作等),由承办单位电话请示主要领导同意后召开。
   (四)有关职能部门举行的工作会议,应提前向分管或联系的校领导报告;如会议主(议)题涉及到多个职能部门工作,相关部门在会前应充分协商,并报请相关校领导批准。会议原则上不得要求学院党政主要负责人同时出席。
    第四条  会议安排
    召开全校性会议,相关承办单位应在每周星期五下班前向两办书面报送下周会议安排建议,最迟不得超过当周星期一上午;超过周一上午未报两办的会议安排建议,原则上不安排在当周召开。两办根据相关单位的建议,经报请校领导批准后,在每周星期二前后统筹安排。
    第五条  会议组织和承办
   (一)涉及全校的重要工作会议,应列入学校年初工作内容,每年年初报两办统筹安排。
    以学校名义召开、有学校领导或上级领导出席的全国、全省、全校性非学术型会议,以及学校举行的全校性重大活动,由两办负责组织,并安排学校相关党政领导和其他单位负责人参加会议。
   (二)学校党委会议、校长办公会议由两办负责组织并承办具体会务工作。
   (三)党员大会、党员代表大会、党总支部(分党委)书记例会、学校中层干部会议等由两办负责组织并承办具体会务工作。
   (四)党委民主生活会、研究干部任用事项的党委会、党员和干部培训会等由党委组织部负责组织并承办具体会务工作。
   (五)学校设立的各委员会、领导小组会议,由相应的委员会、领导小组办公室负责组织并承办具体会务工作。
   (六)其他涉及相关职能部门业务的专项工作会议,由相关部门负责组织并承办具体会务工作。
   (七)教职工代表大会、工会会员代表大会、学生代表大会、团员代表大会、研究生代表大会等群团组织会议,分别由工会、学生工作部、团委、研究生处等相关部门负责组织并承办具体会务工作。
   (八)由学院或教学、科研基层组织承办的相关学术会议,分别由相关学院和教学、科研基层组织负责组织并承办具体会务工作。
   (九)学生开学(毕业)典礼等分别由学工部、研究生处、继续教育处等部门负责组织并承办具体会务工作。
   (十)全校运动会、大型晚会等活动分别由体育艺术学院、工会、团委及相关学院负责组织并承办具体会务工作。
   (十一)学校领导临时召开的涉及多个职能部门的会议,由两办负责组织并承办具体会务工作。
   (十二)职能部门临时提议经校领导批准召开的各种会议,由提议单位负责组织并承办具体会务工作。
    第六条  会议的准备和服务
   (一)会前准备。
    1.会前调研和协商。需提请学校党委会议、校长办公会议讨论决定的事项,有关单位会前应充分协商和征求意见,提出建议方案,汇报要尽可能简明扼要,时间一般不超过15分钟;需印发会议材料的,原则上应提前三天(特殊情况至少提前一天)将会议材料送达参会人员手中,会上一般不再印发文字材料。
    2.做好会议筹备工作。会议承办单位要提早落实会议召开时间、地点和出席人员范围、人数,及时通知参会人员,提前邀请好与会领导和嘉宾。按照会议厅(室)主管单位相关规定,周密布置好会场(包括提前开门,座签、座位安排,会标布置,会场卫生打扫,茶水准备,音响、灯光、多媒体调试,会议接待,新闻媒体联系等)。
   (二)会中服务。会议承办单位要热情做好会中服务工作,要认真细致地安排好会议签到、会议入场、会议进程,分发有关会议材料,维持会场秩序,做好会议记录,以及摄影、摄像、录音和茶水、安全保卫、医疗保障、紧急情况处理等服务工作。
   (三)会后服务。会后会议承办单位要及时清理会场,搞好会议厅(室)卫生,编写会议简报、新闻报道,整理会议纪要,督促落实会议形成的决议、决定等。
    第七条  会议考勤
   (一)各单位领导班子成员、办公室主任(干事)及相关秘书人员,要及时关注学校行政办公系统发布的会议信息,并及时通知本单位的与会人员按时参加会议,提前做好工作安排。
   (二)加强会议考勤。学校及各职能部门组织的会议属于正常的工作内容,各具体会议承办单位要严格会议纪律,加强会议考勤,并实行会议签到制度。学校召开的中小型会议实行个人签到,规模较大的会议实行各单位、各部门领导签到,未签到视为缺席。
    1.考勤范围。纳入学校每周活动安排表的各类会议都应进行考勤;各职能部门临时召开的相关工作会议的考勤由职能部门决定。
    2.考勤主体。全校教职工大会由人事处负责考勤;其他会议由具体承办单位负责考勤。
    3.考勤结果汇总。由会议具体承办单位于每周一上午将上周的会议考勤结果报送两办督查室,督查室每个月汇总公布一次会议考勤结果,对考勤结果有异议的由考勤单位负责核实或更正。
    4.考勤结果运用。会议考勤结果作为各二级单位目标管理考核中履职与效能考核和领导干部履行职责情况考核的内容之一。
   (三)会议请假。参会人员不得无故迟到、早退,确因公务活动或其他特殊情况不能参加学校召开的会议,除按学校人事管理制度和干部管理规定办理请假手续外,还必须向会议主持人或承办单位负责人请假,否则,视为缺席会议。
    1.明确由各单位党、政正职参加的会议,原则上不得派副职代替参加;正职确因公务活动或其他特殊情况不能参加的,需经主持人同意后,方可派副职参加。
    2.未明确必须由正职参加的各种单位负责人会议,正职因特殊情况不能出席者,可派副职参加。
    3.会议要求有关经选举产生的代表参加的,不得由他人代替参加。
    4.由学校党委、行政任命的各委员会、领导小组会议,原则上不能派人代替参加;特殊情况经会议主持人同意后,可派人代替参加。
    第八条  会议纪律。参会人员应按会议通知要求提前进入会场,没有明确要求的,一般应提前5分钟进入会场,按要求签到并按指定座位就座。会议期间将手机调至静音或振动状态,集中精力开会,不做与会议主题无关的事情。
    第九条  会议保密。参会人员要按照《保密法》和学校保密工作规定的有关要求,做好保密工作。在讨论中发生的分歧意见,涉及保密期限的干部、人事及其他暂时不宜对外公开的信息等,不得提前泄露。
    第十条  本规定自2012年3月13日起开始实施,由两办负责解释。
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